Wie ein Automotive Zulieferer sein On und Offboarding digitalisierte und dadurch Effizienz, Compliance und klare Verantwortlichkeiten schuf
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MA
Automotive
DE
Ein etablierter Zulieferer aus dem Automotive Sektor mit rund eintausend sechshundert Mitarbeitenden stand vor einer zentralen Herausforderung. Die On und Offboarding Prozesse wurden komplett papierbasiert durchgeführt, obwohl sie auditrelevant sind.
Checklisten lagen in unterschiedlichen Versionen vor, Teams konnten nicht gleichzeitig auf Aufgaben zugreifen und Medienbrüche führten regelmäßig zu Verzögerungen und Fehlern. Abläufe waren weder transparent noch zuverlässig nachvollziehbar.
Problem
Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die alle Beteiligten strukturiert durch den Prozess führt und gleichzeitig eine revisionssichere Dokumentation sicherstellt.
Wesentliche Anforderungen waren:
• Einheitliche digitale Checklisten für alle Rollen
• Gemeinsame Bearbeitung ohne Medienbrüche
• Automatisierte Erinnerungen und Eskalationen
• Transparente Nachverfolgung jedes einzelnen Schritts
• Erfüllung von Audit Anforderungen ohne manuellen Aufwand
Lösung
Gemeinsam wurde eine zentrale Power App entwickelt, die alle On und Offboarding Fälle digital abbildet.
Die wichtigsten Funktionen:
Vollständig digitale Checklisten für HR, IT und Fachbereiche
Automatisierte Benachrichtigungen und Eskalationen bei Verzögerungen
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept nach dem Least Privilege Prinzip
Transparente, nachvollziehbare Prozesshistorie für jede Aktion
Exportfunktionen für Audits und interne Prüfungen
Alle beteiligten Teams arbeiten nun in einem gemeinsamen System, das Struktur, Klarheit und Zuverlässigkeit in den gesamten Prozess bringt.
Nutzen
Die Einführung der Power App führte zu einer deutlichen Verbesserung in Effizienz, Compliance und Qualitätsstandards.
• Höhere Prozesseffizienz in HR, IT und Fachbereichen
• Konsistente und revisionssichere Dokumentation
• Weniger Fehler und klar definierte Verantwortlichkeiten
• Nachweisbare Compliance bei internen und externen Audits
• Bessere Zusammenarbeit Über alle Abteilungen hinweg
Damit wurde ein kritischer Unternehmensprozess digitalisiert, vereinheitlicht und nachhaltig verbessert.
Ausblick
Als nächstes wird die Lösung um Automatisierungen über Power Automate erweitert. Zudem ist die Anbindung an das Identity Lifecycle Management geplant, sodass Berechtigungen und Accounts zukünftig automatisch erstellt, angepasst und entfernt werden können. Damit entsteht ein vollständig digitaler, sicherer und effizienter Employee Lifecycle Prozess.